数字化RFID档案资产管理解决方案
发布时间:2022-02-24 15:41:33

数字化RFID档案资产管理解决方案


一.系统背景

  国家及企事业单位的各种信息档案资料数量逐日增多,档案的种类日趋多样化,档案存储越来越多,;而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益明显,从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要,其主要体现在几个方面:档案种类多,数量大,档案整理时间较长,复核工作耗时长等等.

二.系统简介

  鉴于目前档案管理存在的种种现状,档案管理的的模式与技术需要改造.作为新一代跟踪与信息识别的数字化RFID资产管理技术的快速发展给档案管理的信息化、自动化带来更多的便捷性,具有其他技术方式无可比拟的优越性。促进传统观念的转变、提高现代化档案管理意识,在形成新型的档案保管和利用等方面均产生了强劲的推动作用。

  三.系统目标

  RFID资产管理系统需要满足实现档案资料管理的智能化、信息化。按照档案资料日常的存储、查询、借阅、归还、防盗等具体业务,对档案流通进行动态的管理,系统通过RFID标签作为信息载体,对每个档案流通的每个环节进行数据采集监控,实现档案业务办理的自动化,从而取代传统的工作流程。提高档案管理整体的业务管理能力、减少差错率,实现数据共享、提高对档案管理的效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动强度,为档案管理提供了更为便捷、更为有效的管理模式,提高服务水平,提升管理的综合实力。于此同时充分体现了行业界的技术优势,与国际化档案智能化管理接轨。

  四.系统功能

  数字化RFID资产管理系统采用先进的无线射频识别(RFID)技术和成熟的计算机软件技术根据档案管理的实际需求而研发。系统从档案的生成、存档、借阅、查找、盘点、安全等各个管理环节,以RFID作为信息存储媒介,在RFID芯片中存储了档案的基本信息和使用记录。苏州新导利用非接触式的手持式、台式、通道式RFID读写设备,紧密配合后数据库理系统,全方位实现档案资料的借阅、归还、查找、盘点工作过程的信息化管理。

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  1.档案存放

  整理工作人员接收档案后,将档案信息录入系统,录入的数据包括:档案类别、档案名称、档案编号、档案密级、存放时间、保存期限、档案内容摘要等。通过rfid电子标签读写设备将保存档案信息写入电子标签芯片中。正常情况下电子标签置于档案盒表面,标签表面可根据具体业务需求印有档案名称、编号、类别、密级等基本信息。

  2.档案借取

  利用档案大厅安装的自助档案信息查询机,借阅人可以查询出所需借阅档案的信息,并通过查询机打印出借阅小票,小票上打印所需借阅档案信息(名称和编),以及业务办理的流程,即查询机也具有业务办理自动排号的功能,同时完成外来人员对各类档案资料使用进行统计汇总。

  3.档案查找:资料库管理终端接收到借阅申请信息后,自动查询该档案的存放信息,并发送到RFID移动终端。档案管理人员根据RFID移动终端上的提示信息定位档案存放的货位。定位到货位后,通过RFID移动终端扫描定位要查找的资料的具体位置,取出档案。分别读取档案的RFID标签信息和档案货位标签信息,完成查找档案确认。

  4.档案借出:管理工作人员将档案移交给大厅工作人员,档案交给借阅者之前,必须苏州新导利用系统设备进行档案电子标签信息采集,系统自动记录借出时间和档案信息。

  5.档案归还

  用户使用档案后归还档案,工作人员采集档案电子标签信息,系统自动登记归还时间和档案,完成归还登记,随后将档案资料放回指定的位置并通过RFID移动终端读取档案和档案架标签信息确认放回作。若用户超过指定的借阅时间未及时归还档案资料,系统会自动发出报警提醒。

  6.档案防盗

  RFID资产管理系统实现档案资料的防盗丢失管理以及现场监控。在档案室的出口安装RFID固定读写器、红外对射系统,每个进出通道安装视频监控系统,并与管理中心系统进行网络连接。作员佩带身份卡,在进出库房时系统对作员进行身份鉴权;对于未佩带身份卡进出库房的人员,红外对射系统将产生告警。

  7.档案盘点

  采用rfid技术进行档案资料的盘点,使得原来沉重繁琐的档案盘点工作变成一项简单快速的工作。档案管理系统发出盘点指令,库房管理终端发送盘点指令到RFID移动终端,库房管理员根据RFID移动终端上的提示,读取档案格和存放的档案的的标签信息,完成一个档案格的盘点作,依次进行直到完成所有档案的盘点作。




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