哈佛医学院利用RFID将资产盘点时间减少了75%
发布时间:2021-11-15 15:00:52

哈佛医学院利用RFID将资产盘点时间减少了75%


哈佛医学院(HMS)报告称,自从推出rfid解决方案来管理其4,300项资产以来,学院资产盘点时间减少了75%,同时对高价值资产的位置有了更多的可视性,并确保在政府审计期间可以轻松查找找到它们。

这套RFID解决方案由RadiantRFID公司提供,组成部分包括贴在资产上的无源UHF RFID标签,来自Technology Solutions (UK) Ltd.的1128手持阅读器,以及用于存储和管理数据的 Radiant Web应用程序。基于RFID的资产管理信息会上传至哈佛医学院的Oracle Fixed Assets (OFA)系统。

哈佛医学院在其 15,000件固定资产中拥有约4,300项高价值资产,包括服务器、孵化器、医疗冷冻机、离心机、用于DNA研究的显微镜和热循环机。该学院战略采购主管杰夫·迪奇亚乔(Jeff DiCiaccio)对此次成功的部署进行了介绍。

1-211115150223135.png

这些资产中有近一半是用外部资金购买的,包括政府资助的赠款和合同,学校负责确保这些资产的万无一失。为确保这一点,哈佛医学院每年向普华永道(Price Waterhouse)提交一次审计报告,并进行内部资产盘点。迪奇亚乔说:“我们必须好好管理我们所使用的、为进行研究而购买的资产。”

在部署RFID之前,哈佛医学院利用人工来进行资产盘点。通常,每项资产都被输入到Oracle Asset Workbench平台,并分配一个打印的条形码标签。研究运营经理们(ROM)在固定资产财务分析师和迪奇亚乔的陪同下,携带一份Microsoft Excel电子表格,穿过每一个院系或实验室来寻找资产。每个系或实验室都有一个唯一的序列号。

由于没有可用的条码扫描仪,因此他们都是直接用眼睛来确认这些数据,并将其与电子表格上给定房间的信息进行比较,同时写下备注或记录差异。

如果遇到电子表格上没有列出的任何资产标签,他们必须在计算机上的OFA系统中去查找,以确定这些资产是属于哪一个院系。然后手动输入资产盘点的结果并上传到OFA。这不仅是一个非常耗时的过程,而且还有可能给那些高价值资产带来损坏。例如,哈佛医学院的神经生物学系曾在一份长达16页的电子表格中列出了800多项资产。

迪奇亚乔将与院系资产经理进行资产会议,陪同资产研究团队穿行实验室并帮助他们进行资产盘点。这个过程平均需要两个小时才能找到50项资产。迪奇亚乔说:“这样的人工过程毫无效率且不可持续,因为学校的资产每年都会增加大约1,000项。有鉴于此,我们不得不采取行动以寻找替代方案。”

因此,哈佛医学院在2017年夏季对自动化解决方案进行了两个月的招投标,然后评估了标书,并在授予合同之前进行了二次招投标。在选择Radiant的解决方案后,该学院开始在两个自愿参与测试的院系进行现场试验:细胞生物学和哈佛治疗科学项目。该医学院克服了在阅读器安装方面会出现的串读以确保不被相邻房间捕捉到等挑战。

这套解决方案随后于2018年7月推出,之后哈佛医学院花了18个月的时间来用RFID标签重新标记现有资产以及新接收的资产。预先订购好的这些标签会与特定资产相关联,每个标签及其相关资产也会链接到一个特定的房间。Radiant公司这套基于云的Virtual Asset Tracker (VAT)解决方案带有一款名为VAT2Go的移动应用程序。

当员工开始盘点时,他们会使用在iPhone上运行的VAT2Go,然后输入建筑物以及他们正要进入的房间,扫描条形码并读取RFID标签。标签读取后,他们可以在应用程序中查看结果,以确认所有资产都在正确的位置以及房间里缺失和多出来的资产。这些结果与联网的VAT2Go应用程序同步,用户可以下载它们并生成报告上传到OFA(OFA仍然是哈佛医学院的固定资产记录系统)。

迪奇亚乔说:“这款Web应用程序允许我们通过上传或手动来进行个别或大规模的更改,例如将资产重新分配到另一个位置。”哈佛医学院还可以使用RFID解决方案来报废OFA中的一些资产,并将其从VAT系统中移除。RFID管理的好处包括更准确和更高效的资产盘点,这意味着ROM和资产经理与他们一起进行盘点时,不必中断对资产的研究。实际的资产盘点过程比手动的破坏性也更小。

这项技术的部署过程也遇到了一些波折,而资金是减缓项目进程的一个重要挑战。一些成员离开了这个项目转而从事其他工作,而COVID-19疫情导致学校于2020年3月关闭,只允许必要的工作人员进入。事实上,迪奇亚乔本人无法到达现场,因此他将标签邮寄给了哈佛医学院的固定资产财务分析师Sophia Xu,后者可以在校内继续标记、盘点资产以及更新OFA。

迪奇亚乔说,自从系统上线以来,因为疫情原因,学校只进行了一次资产盘点。也就是这一次盘点的结果证明了RFID系统可以节省时间。RFID的优点之一在于,不管这些资产是属于细胞生物学系,还是神经生物学系,甚至是位于剑桥地区的另一所哈佛学校,RFID都可以读取房间中的所有资产,也无需去比对每个系或实验室的资产信息。

普华永道进行的审计不需要读取RFID标签,但RFID提供了审计所需的数据支持,这样学校可以找到任何被选中要进行审计的资产,并确保在审计员到达时随时可用。如今,还包括在 Microsoft Teams会议中进行的虚拟审计。

未来,迪奇亚乔希望rfid技术能够为其他变动带来好处,例如实验室空间的翻新。RFID阅读器可以在房间翻修前对物品进行扫描,然后在将物品搬入新装修的房间时再次扫描,以防止物品丢失。

另一个好处是能够在盖革计数器模式下使用阅读器搜索RFID标签来定位丢失的资产。迪奇亚乔回忆起在2019年,意外读取到了一个不可见的冷藏离心机的标签的事。“我当时正在扫描,但我肉眼看不见。当我将阅读器移近信号源时,在一个木制抽屉里发现了这件资产。如果没有RFID,我可能会认为这项资产已经丢失了、被盗了或被丢弃了。有了RFID,我能够看到无形资产。”

除了哈佛医学院(HMS)外,RFID系统目前在哈佛大学的文理学院(FAS)、工程与应用科学学院(SEAS)和威斯研究所(Wyss Institute)实施或已投入使用。据迪奇亚乔称,Wyss已经完成了对所有旧资产的RFID标记,而FAS和SEAS现在正在对大约8,000项资产进行标记。这四个学院合计有大约100栋建筑,每栋建筑里都含有资产。

(文章转载于RFID世界网,侵权请联系删除)